Заполнение, внесение данных в реестр и его ведение осуществляется Федеральной службой по труду и занятости, либо ее региональными отделениями в порядке, определенном статьей соответствующего законодательства.

Для этого применяются стандартизированные средства и программное оборудование, с помощью которого осуществляется обработка поступивших данных путем использования единых форматов и стандартных протоколов и соблюдения установленных законодательством РФ требований.

Задачами Федеральной службы по труду и занятости является:

обеспечение технического функционирования реестра;
защита хранящейся в реестре информации, ее безопасное использование и хранение;
автоматический сбор, хранение, обработка, обобщение и анализ данных, находящихся в реестре;
обеспечение в установленном порядке доступа к хранящейся в реестре информации;
защита находящихся в реестре данных, а также ее удаление, обновление, блокирование доступа к ней, а также защита информации, являющейся государственной или иной охраняемой законодательством тайне в установленном законодательством порядке;
актуализация размещенной в реестре информации, обмен данными с другими информационными системами.

В реестре указываются данные о принятых декларациях, сведения об их сроке действия, продлении, прекращения срока действия в отношении рабочих мест, где с сотрудниками предприятия произошли несчастные случаи. Исключением являются травмы, полученные в результате воздействия третьих лиц. Также в реестр вносится информация о случаях выявления у работников профессиональных заболеваний, если причиной их появления является воздействие вредных и опасных факторов производства, рабочего процесса. В реестр также записывается информация в отношении работника, если на его рабочем месте в процессе проведения государственного надзора за соблюдением трудового законодательства были выявлены нарушения установленных законодательством нормативов охраны труда, а также в случае возникновения иных обстоятельств, кроме случаев, относящихся к государственной тайне.

Информация о декларации должна быть внесена в реестр через 15 дней с момента поступления декларации на бумажном носителе в местное отделение Федеральной службы по труду и занятости, или с момента получения электронной формы декларации. Электронный вариант должен быть полностью заполнен работодателем и в наличии должна быть электронная подпись. Размещается электронная декларация на сайте Федеральной службы в сети в Интернет.

Если в поданной декларации будут обнаружены неверные данные, недостоверная информация, то в течение пяти дней с момента выявления несоответствия Федеральная служба по труду и занятости, либо ее местное отделение вносит в реестр запись об остановке действия декларации.

В реестре указывается следующая информация:

название предприятия (ФИО предпринимателя) подавшего декларацию;
адрес нахождения юридического лица, подавшего декларации, и адрес осуществления предпринимательской деятельности;
ИНН предпринимателя, подавшего декларацию;
ОГРН юридического лица, предпринимателя, подавшего декларацию;
название организации, осуществлявшей проведение специальной оценки условий труда;
список рабочих мест, в отношении которых была подана декларация, с указанием количества работников, осуществляющих трудовую деятельность на данном рабочем месте и индивидуальный номер рабочего места;
данные заключения специалиста организации, осуществлявшей специальную оценку условий труда, а также данные протокола (протоколов), проведенного исследования (исследований) и замера содержания на предприятии вредных (опасных) производственных факторов, спровоцировавших необходимость подачи декларации;
срок действия декларации;
дата, когда декларация будет считаться недействительной.

Информация, размещенная в реестре, публикуется в сети Интернет на сайте Федеральной службы по труду и занятости. Она доступна для всех пользователей, за исключением данных, являющихся государственной тайной.

Неотъемлемым элементом специальной оценки труда является ФГИС СОУТ, который представляет собой федеральную государственную систему учета результатов выполненной специальной оценки. Работает такая система для централизации процесса сбора и хранения информации, касающейся вопросов социальной защиты для контроля сроков прохождения, а также контроля и последующего хранения данных о работодателях. ФГИС СОУТ находится в непосредственном подчинении министерства труда и социальной защиты РФ.

Ведение реестра деклараций СОУТ входит в обязанности Федеральной службы по труду и занятости, либо ее территориального органа. При этом Федеральная служба обеспечивает:

исправное техническое состояние реестра и его функционирование без сбоев;
использование информации и ее безопасное хранение в реестре;
сбор данных, их хранение в реестре, обработку, анализ, обобщение;
доступ к информации, находящейся в реестре;
защиту данных, находящихся в реестре, включая их блокирование, удаление, обновление;
актуализацию внесенных в реестр данных, обмен информации с прочими информационными системами.

Сведения о поступлении деклараций или о прекращении их действия вносятся в реестр. Все данные вносятся в течение 15 дней с момента подачи декларации. В случае обнаружения сотрудниками службы по труду и занятости в декларации несоответствий, в реестр в течение 5 дней будет внесена запись о прекращении действия декларации. При этом в реестр вносится следующая информация:

наименование ИП, предприятия, подавшего декларацию;
адрес места осуществления предпринимательской деятельности, и адрес регистрации;
идентификационный номер налогоплательщика;
ОГРН;
название организации, выполнявшей специальную оценку;
список рабочих мест, в отношении которых была составлена декларация;
реквизиты составленного экспертом заключения, протокола (протоколов);
дата завершения срока действительности декларации.

Размещается реестр в сети Интернет на сайте Федеральной службы по труду и занятости, и он является свободным для посещения, общедоступным для пользователей.

Оформление декларации соответствия условий труда установленным государственным нормативам охраны труда выполняет работодатель (индивидуальный предприниматель, юридическое лицо). Оформляется декларация в отношении рабочих мест, где после проведенных измерений (испытаний) не выявлены вредные или опасные факторы производственной среды, рабочего процесса. Исключением являются рабочие места, указанные в законодательстве.

Декларация заверяется печатью организации, ставится подпись руководителя, индивидуального предпринимателя, после чего подается работодателем по установленной форме по месту нахождения в местный орган Федеральной службы по труду и занятости лично, либо отсылается почтовым отправлением с перечнем вложения и уведомлением о вручении.

Подаваться декларация может в электронном виде, с наличием усиленной подписи руководителя. Для этого заполняется электронная форма декларации, размещенная на сайте Федеральной службы по труду и занятости в сети Интернет.

Подача декларации работодателем должна происходить в течение 30 рабочих дней с момента поступления результатов в проведения специальной оценки условий труда в Федеральную государственную информационную систему учета специальной оценки условий труда на рабочих местах.

При подаче декларации на бумажном носителе в местное отделение Федеральной службы по труду и занятости, ответственное должностное лицо, несущее ответственность за прием деклараций и их регистрацию заполняет раздел декларации под названием «Сведения о регистрации декларации». Если документ подается в электронном виде, информация заполняется автоматически, с учетом мест нахождения рабочих мест, в отношении которых подается декларация.

Отказ в приеме и регистрации декларации возможен в случае ее несоответствия утвержденной приложением No1 к Приказу форме. По другим основанием декларация не может быть отклонена. В случае наличия оснований для отклонения поданной на бумажном носителе декларации государственная инспекция труда в течение 10 дней с момента ее поступления возвращает ее работодателю по почте. При этом в письме указываются причины возврата.

Если основания для возврата были устранены, работодатель имеет право повторно подать декларацию.

Ознакомиться с информацией Реестра декларация соответствия условий труда можно на официальном сайте Роструда, и сделать это может любой пользователь. Для облегчения поиска работодателя сервис предлагает использовать ИНН и указывать регион осуществления деятельности. В реестре отображаются следующие данные:

название организации или ФИО предпринимателя;
адрес регистрации и проживания работодателя, его ИНН и ОГРН;
перечень рабочих мест, по которым была произведена специальная оценка условий труда, и условия были признаны оптимальными либо допустимыми (потребуется указать номер рабочего места и должность сотрудника);
количество сотрудников на должностях, вписанных в декларацию;
наименование организации, выполнявшей специальную оценку условий труда;
реквизиты, для идентификации заключения эксперта, послужившего основанием для подачи декларации;
период действия декларации, дата ее записи в реестр и завершения ее действия.

Если по итогам проведенной специальной оценки условия труда на рабочем месте признаны оптимальными или допустимыми, происходит подача декларации СОУТ в местное отделение службы по труду и занятости. Сделать это следует не позднее, чем через 30 дней с момента утверждения отчета о проведении оценки. Декларирование происходит согласно Приказу Министерства труда N 80н.

Если после подачи декларации на рабочем месте на протяжении 5 лет не было зарегистрировано несчастных случаев, и не обнаружены профессиональные заболевания, декларация продлевается еще на 5 лет.

Если у руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя имеется электронная подпись, то он может подать декларацию через сеть интернет, в электронном виде на сайт Роструда. В этом случае необходимость подачи декларации на бумажном носителе в Инспекцию по труду не потребуется.

ФГИС СОУТ официальный сайт реестр деклараций о соответствии